¿Qué es un sistema de gestión integrado (SIG)?
Un Sistema de Gestión Integrado es una herramienta que establece las actividades y procesos mediante los que la organización identifica sus objetivos y determina sus recursos requeridos para cumplir con los resultados deseados.
Hablamos de un sistema de gestión integrado cuando fusionamos uno o varios procesos de dos o más normas. Lo más habitual es integrar un Sistema de Gestión de Calidad + un Sistema de Gestión Ambiental, aunque las posibilidades son muchas.
La integración es sencilla cuando hablamos de normas con estructuras de alto nivel, ya que algunos de sus procesos son comunes. Por ejemplo: análisis de contexto, abordaje de riesgos y oportunidades, revisión por la dirección, auditoría interna…
Beneficios de los sistemas de gestión integrados
Integrar los Sistemas de Gestión conlleva numerosos beneficios para la organización:
- Reducción de costes y recursos necesarios
- Disminución de la estructura documental del Sistema. Un solo registro puede cumplir el requisito de distintos modelos integrados.
- Reducción de esfuerzo y dedicación al mantenimiento.
- Rapidez en implantación de nuevas normas debido a la simultaneidad de la puesta en marcha del sistema.
- La formación al personal es más ligera ya que, al compartir apartados, el contenido se reduce considerablemente.
- Facilidad en el control de la información, que fluye interrelacionada facilitando su accesibilidad desde cualquier departamento.
- Disminución de errores.
- Alineación de criterios de gestión.
Cómo se realiza la integración de sistemas
Para conseguir una integración de sistemas exitosa es fundamental contar con la implicación de todo el personal de la organización, especialmente, la de la alta dirección.
Lo más sencillo para integrar dos o más sistemas de gestión es empezar unificando los requisitos comunes de las normas de referencia, y después continuar con las áreas más específicas de cada sistema de gestión.
En el caso de que la organización cuente con un sistema ya implantado y se quiera integrar uno nuevo, resultará un poco más sencillo, ya que el personal y la dirección ya están acostumbrados a la nomenclatura y procedimientos de una norma y la gestión formará parte de su día a día.
En el caso de que la organización no tenga ningún sistema previo y diseñe la implantación de un sistema de gestión integrado, la formación es la clave.
Estructura de los Sistemas Integrados de Gestión
Los Sistemas Integrados de Gestión (SIG) o Sistemas HSEQ, ayudan a las organizaciones a mejorar permanente la calidad de los productos y servicios, a establecer y evaluar programas, política, control y objetivos. La creación de un sistema de gestión integrado simplifica el desarrollo, mantenimiento y utilidad de varios sistemas de gestión.
Con la estructura de alto nivel, las normas tienen la siguiente estructura:
- Objeto y campo de aplicación.
- Referencias normativas.
- Términos y definiciones.
- Contexto de la organización.
- Planificación.
- Operación.
- Evaluación del desempeño.
Objetivos de los sistemas de gestión de calidad objetivos
Los objetivos establecidos en un sistema de gestión integrado son retos definidos a partir de la estrategia de la organización.
Dichos objetivos se establecen desde la dirección de la organización y deben ser medibles, claros y cuantificables, además de fijarse en un periodo de tiempo.
Los objetivos deben tener el enfoque de las normas de referencia que se estén utilizando. De este modo una organización que disponga de un Sistema de Gestión Integrado ISO 9001+ ISO 14001 tendrá que desarrollar objetivos encaminados a la mejora de la calidad de sus servicios/productos y a la mejora del desempeño ambiental de la misma.
Formación en sistemas integrados de gestión
Como se ha mencionado anteriormente, la formación es la clave para un proyecto de integración exitoso.
Podemos diferenciar tres fases en el proceso formativo en un sistema integrado de gestión de personal:
- Formación anterior a la integración de sistemas. El personal de la empresa debe conocer qué vamos a implantar y qué herramientas vamos a necesitar. Deben dominar aspectos como normativas, análisis de procesos o documentación.
- Formación durante la documentación. Se debe formar al personal en función del área en la que desarrollan su trabajo, para conseguir el criterio necesario a la hora de elaborar la documentación necesaria.
- Formación durante la implantación. Las metodologías adoptadas para el sistema de gestión integrado son esenciales, dando por hecho que todos los niveles de la empresa ya están formados en la materia y son capaces de desarrollar su actividad de acuerdo con los procedimientos estipulados.
