¿Qué es un checklist y para qué sirve?
Un checklist o lista de verificación es un método de control utilizado para llevar un registro de las actividades que se deben realizar en un proyecto o en un proceso, para asegurar que se hayan completado todas las tareas necesarias y para realizar comprobaciones sistemáticas.
¿Para qué sirven los checklist?
Los checklist pueden ser muy efectivos para mejorar la eficiencia y la productividad, ya que permiten realizar un seguimiento de las tareas de manera sencilla y rápida, y también pueden ser útiles para minimizar el riesgo de errores o de olvidos importantes en inspecciones o comprobaciones rutinarias.
Aspectos que verificar en un proceso de chequeo
Para que los checklist sean funcionales es recomendable que se defina claramente qué tareas o elementos deben incluirse en la lista:
- Qué tiene que controlarse o verificarse
- Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad
- Cada cuánto se inspecciona
- Quién realiza la verificación y cuáles son los procedimientos aplicables
También es necesario incluir un apartado de observaciones al final de la lista de verificación con el objetivo de poder incluir información adicional sobre algunos elementos.
¿Cómo elaborar un checklist?
Para elaborar un checklist podemos seguir los siguientes pasos:
- Identificar las tareas que deben realizarse. La primera etapa es determinar qué tareas deben incluirse en el checklist. Estas tareas deben ser específicas y detalladas para asegurar que sean fáciles de seguir y comprender.
- Organizar las tareas. Una vez que identificadas las tareas, éstas tienen que estar organizadas de manera lógica. Esto puede incluir agrupar tareas similares o seguir un orden secuencial para realizar las tareas.
- Establecer un formato. Puede ser una lista de verificación en papel o una lista digital. Hay que asegurarse de que el formato sea fácil de seguir y de utilizar.
- Añadir detalles adicionales. Además de las tareas específicas, también se pueden incluir detalles adicionales en el checklist, como instrucciones, recursos o enlaces a más información.
- Revisar y probar el checklist. Antes de utilizar el checklist, es necesario revirsarlo para asegurarse de que sea completo y fácil de seguir.
- Actualizar el checklist. A medida que cambien las tareas o se adopten nuevas prácticas, es importante actualizar el checklist para reflejar estos cambios con la finalidad de mantenerlo relevante y útil.
A modo de ejemplo incluimos una lista de chequeo relacionado con el control de los equipos de seguimiento y medición.
- ¿Están disponibles los recursos de seguimiento y medición adecuados?
- ¿Están calibrados/verificados los equipos de seguimiento y medición utilizados?
- ¿Se cumple el plan de calibración/verificación establecido?
- ¿Los equipos de seguimiento y medición están en buen estado?
- ¿Se implementa y se registra la medición en las etapas apropiadas?
Ventajas de disponer de un checklist para gestionar la calidad
Utilizar listas de verificación tiene varias ventajas:
- Ayuda a asegurar la consistencia. Un checklist proporciona una lista de verificación estandarizada que se puede utilizar para asegurar que se realicen todas las tareas necesarias de manera consistente. Esto es especialmente útil cuando se trabaja en un equipo y es importante asegurar que todos los miembros del equipo estén realizando las tareas de la misma manera.
- Mejora la eficiencia. Un checklist puede ayudar a ahorrar tiempo al permitir que los trabajadores se enfoquen en las tareas más importantes y evitar distracciones innecesarias.
- Ayuda a minimizar los errores. Al tener una lista de verificación que incluye todas las tareas y pasos necesarios para realizar un trabajo de manera adecuada, es menos probable que se olviden pasos importantes o se cometan errores. Esto puede ayudar a mejorar la calidad del trabajo y a evitar problemas innecesarios.
- Facilita la documentación. Un checklist puede ser una herramienta útil para documentar el proceso de trabajo y asegurar que se hayan realizado todas las tareas necesarias. Esto es especialmente útil para cumplir con ciertos requisitos de calidad y para poder demostrar que se ha cumplido con ellos.
- Ayuda a fomentar la cultura de la calidad. Al utilizar un checklist, se puede demostrar a los trabajadores que la calidad es una prioridad para la empresa y que se están tomando medidas concretas para asegurar que se cumplan los estándares de calidad. Esto puede ayudar a fomentar una cultura de calidad en la empresa.
