¿Qué es la mejora continua en una empresa y cómo aplicarla?

La mejora continua es una herramienta mediante la cual una determinada organización mejora sus procesos para ser más eficientes y en contante evolución.

¿Por qué es importante la mejora continua en una empresa?

La mejora continua es importante en una empresa por varias razones. En primer lugar, el objetivo de la mejora continua es ayudar a aumentar la eficiencia y la productividad de la empresa al identificar y eliminar procesos ineficientes. Esto puede ayudar a reducir los costos y mejorar la calidad del producto o servicio ofrecido.

En segundo lugar, la mejora continua ayuda a mantener a la empresa competitiva en un mercado cambiante al permitirle adaptarse rápidamente a los cambios en las necesidades de los clientes y en las tendencias del mercado.

Además, fomentar una cultura de mejora continua puede ayudar a motivar a los empleados al brindarles un sentido de propósito y compromiso en el mejoramiento de la empresa, y puede ayudar a atraer y retener a los mejores talentos.

La mejora continua también puede ayudar a la empresa a cumplir con los estándares de calidad y normativas regulatorias aplicables, y puede ayudar a garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores.

Metodologías más populares

Entre las metodologías más conocidas para establecer un sistema de mejora continua encontramos:

Ciclo Deming o ciclo PHVA

Es un proceso de mejora continua desarrollado por el Dr. W. Edwards Deming y es utilizado en gran variedad de campos como la producción y servicios, hasta la educación y los servicios públicos. El ciclo se compone de cuatro etapas:

Planificar: En esta etapa, se identifican los problemas o áreas de mejora y se establecen metas para abordarlos. También se desarrollan planes para alcanzar esas metas.
Hacer: En esta etapa, se implementan los planes desarrollados en la etapa de planificación.
Verificar: En esta etapa, se evalúa el desempeño de los cambios implementados y se mide el progreso hacia las metas establecidas.
Actuar: En esta etapa, se analizan los resultados obtenidos y se toman acciones para mejorar y ajustar los cambios implementados. Si se alcanzaron las metas establecidas, se buscan nuevas áreas de mejora. Si no se alcanzaron las metas, se regresa al proceso de planificación para identificar los problemas y las soluciones necesarias.

Método Kaizen

Kaizen es un término japonés que se refiere a la mejora continua y se traduce como «cambio hacia un mejor bienestar». Se basa en la idea de que todo el mundo en la empresa, desde los gerentes hasta los trabajadores, debe estar comprometido con la mejora continua. Es un enfoque sistemático para la mejora continua que se basa en la filosofía de que hay margen para mejorar en todo, y que cada persona en la empresa debe ser responsable de buscar esas mejoras.
El proceso Kaizen se basa en un ciclo continuo de planificación, implementación y evaluación. Se puede aplicar a cualquier proceso, desde la producción hasta la administración, y tiene como objetivo mejorar la eficiencia, la calidad, la seguridad y la satisfacción del cliente.

Algunas características clave del método Kaizen son:

Todos los miembros de la empresa involucrados en el proceso de mejora.
Establecimiento de metas claras y medibles.
Utilización de retroalimentación y medición para evaluar el progreso.
Fomento de la cultura de la colaboración y aprendizaje continuo.
La herramienta Poke-Yoke. Es una técnica japonesa para evitar errores en los procesos de producción mediante la simplificación y la automatización de los procesos. El nombre «Poke-Yoke» proviene de las palabras japonesas «pokē» (prevenir) y «yōku» (errores), y se refiere a la eliminación de la posibilidad de cometer errores en el primer lugar, mediante la eliminación de las causas subyacentes de los errores.

La técnica Poke-Yoke

La técnica Poke-Yoke se utiliza para detectar y evitar errores en los procesos mediante la creación de dispositivos o mecanismos de control de calidad que detecten automáticamente los errores. Estos dispositivos pueden ser sensores, interruptores, dispositivos de conteo, entre otros.

La ventaja principal de Poke-Yoke es que ayuda a detectar errores en el proceso antes de que ocurran, evitando así la producción de defectos y mejorando la calidad del producto final. También ayuda a reducir los costos, ya que se evitan los costos relacionados con la eliminación de los defectos y se aumenta la eficiencia en la producción.

En resumen, Poke-Yoke es una técnica de calidad de origen japonés que ayuda a evitar errores en los procesos mediante la simplificación y automatización de los procesos.

Lean Manufacturing

Es un enfoque de fabricación que se basa en la eliminación de desperdicios y en la mejora continua para aumentar la eficiencia y la productividad. Se originó en la década de 1940 en Toyota, Japón, y se ha convertido en un enfoque ampliamente utilizado en una variedad de industrias en todo el mundo. El objetivo de Lean Manufacturing es maximizar el valor para el cliente mientras se minimizan los desperdicios. Los desperdicios son considerados cualquier actividad que no agrega valor para el cliente, como el exceso de inventario, la sobreproducción, los movimientos innecesarios, la espera, los defectos, entre otros.

Seis Sigma

Es una metodología de mejora de procesos que se centra en la eliminación de defectos y en la mejora continua de la calidad. Se originó en los años 80 en la empresa Motorola y se ha convertido en una herramienta ampliamente utilizada en una variedad de industrias. La metodología Six Sigma se basa en la recolección y análisis de datos para identificar problemas y oportunidades de mejora. Se centra en la reducción de la variación y en la mejora de la precisión de los procesos para reducir la incertidumbre y aumentar la confiabilidad. La meta es lograr que menos del 3,4% de los procesos tengan defectos, lo que equivale a un nivel de calidad del 99.99966%.

BPM (Gestión de Procesos de Negocio)

Es un enfoque sistemático para la mejora continua de los procesos de negocio de una organización. El objetivo de BPM es maximizar la eficiencia, la eficacia y la flexibilidad de los procesos de negocio para lograr un mejor desempeño empresarial y una mayor satisfacción del cliente.

El BPM se basa en un ciclo continuo de modelado, medición, analítica y mejora de procesos. La primera fase es modelar y documentar los procesos de negocio existentes para entender cómo funcionan actualmente. La segunda fase es medir y analizar los procesos para identificar cuellos de botella, oportunidades de mejora y áreas de ineficiencia. La tercera fase es mejorar los procesos mediante la implementación de cambios y la automatización de los procesos. La cuarta fase es monitorear y controlar los procesos continuamente para garantizar que los cambios realizados estén funcionando correctamente.

¿Cómo establecer la mejora continua en una empresa?

Establecer un programa de mejora continua en una empresa puede ser un proceso desafiante, pero existen varias estrategias y técnicas que pueden ayudar a implementar y mantener un enfoque sólido de mejora continua en una organización. Algunos pasos que puedes seguir para establecer la mejora continua en tu empresa son:

Establecer metas claras. Es importante establecer metas claras y medibles para la mejora continua, así como establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir el progreso hacia esas metas.
Crear una cultura de mejora continua. La mejora continua debe ser una parte integral de la cultura de la empresa y debe ser promovida y apoyada por la alta gerencia.
Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo. La mejora continua es un esfuerzo de equipo y se requiere la colaboración y el trabajo en equipo de todos los miembros de la organización.
Identificar y analizar los procesos. Es importante identificar y analizar los procesos críticos de la empresa para entender cómo funcionan actualmente y para identificar oportunidades de mejora.
Utilizar herramientas y técnicas de mejora continua.

¿Cómo medir los procesos?

Medir los procesos es esencial para hacer una mejora continua en una empresa, ya que permite identificar oportunidades de mejora y evaluar el progreso hacia las metas establecidas. Algunas formas de medir los procesos son:

Utilizar indicadores clave de desempeño (KPIs). Establecer medidas claras y medibles para cada proceso crítico de la empresa, como el tiempo de ciclo, el rendimiento, el rendimiento y la calidad.
Utilizar técnicas estadísticas. Utilizar técnicas estadísticas como el control estadístico de procesos (SPC) para analizar los datos de proceso y detectar tendencias y patrones.
Realizar encuestas de satisfacción del cliente. Medir la satisfacción del cliente mediante encuestas o entrevistas para obtener retroalimentación sobre el desempeño de los procesos y el servicio al cliente.
Utilizar herramientas de seguimiento y medición automatizadas. Utilizar software de gestión de procesos empresariales (BPM software) para automatizar y monitorear los procesos de forma continua.
Realizar auditorías internas. Revisar y evaluar regularmente los procesos mediante auditorías internas para detectar áreas de mejora y para evaluar el cumplimiento de estándares de calidad.

En resumen, la mejora continua es una herramienta esencial para el éxito a largo plazo de una empresa, ya que ayuda a aumentar la eficiencia y productividad, a mantener la competitividad, a motivar a los empleados, a cumplir con estándares y normativas y a mejorar la cultura y la salud de la empresa.